Nel 2025, molte aziende continuano a richiedere preventivi per ogni attività, progetto o consulenza. Si tratta di una prassi apparentemente rassicurante, che sembra fornire controllo sui costi e comparabilità tra fornitori. Tuttavia, questa logica si sta dimostrando sempre meno adatta ad affrontare progetti complessi e interfunzionali come quelli che coinvolgono il marketing strategico, l’innovazione digitale, l’industria 4.0, la sicurezza sul lavoro, le politiche sociali interne e la formazione continua.
Oggi più che mai, la sfida non è “quanto costa”, ma “quanto vale” un progetto. E per rispondere a questa domanda serve un approccio diverso: lo stanziamento di budget di spesa inserito in un bilancio di medio periodo, in grado di sostenere la visione strategica dell’impresa e garantire continuità, flessibilità e coerenza.
1. Il limite del preventivo nel contesto attuale
Il preventivo è uno strumento nato per gestire attività ben definite, delimitate nel tempo e nello scopo. Funziona bene per una fornitura di cancelleria, per la sostituzione di un impianto o per l’organizzazione di un evento singolo. Ma quando si parla di trasformazione digitale, strategie di marketing data-driven, sviluppo industriale sostenibile, o formazione del capitale umano, i preventivi mostrano tutti i loro limiti:
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Mancano di visione: un preventivo guarda al “quanto” senza approfondire il “perché” e il “come”.
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Riducono la complessità a una somma di costi, ignorando le interazioni tra i vari elementi del progetto.
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Ostacolano l’agilità: ogni variazione richiede un nuovo preventivo, con tempi e burocrazia che rallentano l’azione.
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Favoriscono l’approccio tattico a scapito di una strategia integrata di lungo periodo.
2. Budget di medio periodo: la risposta strategica
In alternativa, la pianificazione di budget su base triennale o quinquennale consente di affrontare le sfide aziendali con un respiro strategico. Non si tratta solo di “spendere di più”, ma di “spendere meglio”, allocando risorse in modo dinamico in funzione degli obiettivi e dei risultati attesi.
Questo approccio:
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Mette al centro la strategia: non si finanziano attività isolate, ma progetti coerenti con il piano industriale.
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Favorisce la partnership tra azienda e fornitori, trasformando i consulenti in alleati di lungo periodo, non in semplici esecutori a chiamata.
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Consente una maggiore flessibilità nella gestione dei progetti: si possono modulare le risorse in base all’andamento dei risultati, senza ripartire ogni volta da zero.
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Migliora la capacità di controllo e rendicontazione: un bilancio pluriennale ben progettato include KPI e milestone misurabili.
3. Applicazioni pratiche in settori chiave
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Marketing: invece di chiedere preventivi per singole campagne, si stanzia un budget per il posizionamento del brand nel triennio, con una roadmap di attività progressive.
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Sviluppo e industria 4.0: i processi di innovazione tecnologica richiedono investimenti continui e coerenti nel tempo, non azioni frammentate.
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Sicurezza sul lavoro e welfare aziendale: prevenzione, formazione, ergonomia, benessere richiedono programmazione, non interventi spot.
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Formazione: si esce dalla logica del “corso singolo” per progettare percorsi di crescita continua legati agli obiettivi aziendali.
4. Un cambio culturale necessario
Passare dal preventivo al budget strategico significa anche ripensare il ruolo della funzione acquisti e del management. Serve maggiore fiducia, trasparenza e capacità di valutare il valore nel medio-lungo termine, non solo il costo immediato.
È un cambio culturale che spaventa, ma che premia le aziende più mature e lungimiranti. I fondi del PNRR, gli incentivi alla digitalizzazione e le normative sulla sostenibilità spingono in questa direzione: progettare, integrare, investire. Non semplicemente comprare.
5. Conclusione: dal controllo alla visione
Nel 2025, continuare a chiedere preventivi per ogni attività rischia di diventare un ostacolo più che una garanzia. Le aziende che vogliono evolvere devono adottare una logica di bilancio strategico e integrato, capace di accompagnare l’innovazione nel tempo e moltiplicare il valore delle azioni intraprese.
Non si tratta solo di cambiare un documento. Si tratta di cambiare mentalità.